Contrôle fiscal : le fichier des écritures comptables (FEC)

Lorsque la comptabilité est informatisée, elle doit obligatoirement être présentée sur demande à l'Administration Fiscale sous forme dématérialisée : la vérification de la comptabilité débute par la remise au contrôleur d'un fichier des écritures comptables (FEC) comprenant l'ensemble des écritures des exercices soumis à contrôle.

Contribuables concernés :

Dés lors que la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, l'obligation de remise du FEC concerne tous les contribuables quels que soient leurs activités ou leur régime d'imposition (Impôt société, Bénéfices Industriels et Commerciaux, Bénéfices Agricoles, Bénéfices Non Commerciaux).

Sont exclus : les contribuables qui tiennent leur comptabilité manuellement, ceux qui ont opté pour le prélèvement libératoire de l'impôt sur le revenu (auto entrepreneurs), les entreprises agricoles au régime du forfait.

Exercices visés :

Le FEC doit être fourni pour chacun des 3 derniers exercices en cas de contrôle.

Un fichier des écritures comptables doit également être produit au titre des exercices antérieurs si des déficits reportables nés lors d'exercices prescrits ont été utilisés durant des exercices objets de l'avis de vérification de comptabilité.

Les sanctions :

Le défaut de présentation du FEC est sanctionné par une amende de 5 000 € pour chaque FEC absent ou non conforme, soit éventuellement pour chacun des 3 exercices clos contrôlés et pour l'exercice en cours.

Cette amende forfaitaire constitue un minimum, en cas de rectification d'un montant supérieur la sanction se traduit par l'application d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Format du fichier des écritures comptables :

Le format du FEC a été commenté par l'Administration dans le BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 publié le 13/12/2013.

Le fichier doit respecter certaines règles de nommage et de codage des informations. Il comprend au minimum 18 champs (22 champs pour les comptabilités de trésorerie).

Il doit être unique pour chaque exercice et il doit permettre à l'entreprise de pouvoir garantir le chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables.

Il doit comprendre toutes les écritures de détail, ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux.

La production du FEC :

Le fichier des écritures comptables doit pouvoir être communiqué pour l'exercice en cours dans le cadre de l'extension du contrôle à l'exercice en cours en matière de TVA.

En conséquence il est impératif que le logiciel utilisé permette de générer un FEC à tout moment de l'exercice comptable et pas seulement lorsque l'exercice est clôturé ou que la liasse fiscale est finalisée et transmise à l'administration Fiscale.

Pour les Adhérents qui ont confié au CGO la tenue de leur comptabilité (saisie des pièces), le fichier des écritures comptables est généré à partir du logiciel OCEAN utilisé par votre comptable-conseil. Le FEC est archivé par le CGO pour être remis au vérificateur au début du contrôle.

Lorsque des écritures comptables proviennent d'informations produites par d'autres logiciels utilisés par l'entreprise, il est impératif que vous vous assuriez auprès de votre fournisseur de logiciel que la version utilisée permette de générer un FEC qui réponde aux exigences légales.

Cela peut nécessiter la mise à jour des logiciels utilisés et engendrer des coûts financiers. Mais cela vous évitera de lourdes sanctions en cas de vérification de votre comptabilité, si vous n'êtes pas en mesure de remettre au contrôleur un FEC conforme.