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Facturation : les mentions obligatoires
La facture est une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues, un élément de preuve d’une opération commerciale, un justificatif comptable.
«Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. […] Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès réalisation de la vente ou la prestation du service. L’acheteur doit la réclamer.»
Pour être valable, la facture doit être rédigée en langue française, en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire. Lors d’un contrôle, il peut être exigé la traduction des factures rédigées en langues étrangères par un traducteur certifié.
Elle doit également comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amendes.
Les mentions obligatoires
La date d’émission de la facture et sa numérotation
Les factures doivent être datées et numérotées. La numérotation correspond à un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Ainsi, une facture ne peut être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes si les conditions d’exercice le justifient.
L’identité des parties
L’acheteur
La facture doit mentionner le nom et prénom de l’acheteur, ou sa dénomination sociale. Elle doit également préciser l’adresse du siège social dans le cas d’une entreprise ou celle du domicile pour un particulier (sauf opposition). Le vendeur dans l’impossibilité de mentionner l’adresse de l’acheteur doit porter sur la facture toute mention permettant l’identification et/ou la recherche de l’acheteur.
Le vendeur
La facture doit mentionner le nom et prénom de l’entrepreneur individuel, ou la dénomination sociale de la société. Les personnes immatriculées doivent indiquer sur leur facture le numéro unique d’identification de l’entreprise (numéro SIREN ou SIRET), le code NAF, le numéro RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, ainsi que le lieu de son siège social.
Les artisans doivent également mentionner leur numéro au Répertoire des métiers et le département d’immatriculation.
Enfin, les sociétés doivent préciser leur forme juridique et le montant de leur capital social.
Obligations spécifiques pour les assujettis à la TVA
Les assujettis à la TVA devront faire figurer sur leur facture les éléments d’identification du vendeur et de l’acquéreur (s’il est redevable de la TVA) ainsi que des précisions sur les produits et services vendus. Ainsi, tous fournisseurs de biens ou de prestations de services est tenu d’indiquer sur sa facture son numéro d’identification à la TVA en France. Cette obligation n’est valable que pour les factures dont le montant total hors taxes (HT) est supérieur à 150 €.
La date de la vente ou de la prestation de service
Elle correspond au jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.
La quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
La désignation du produit s’entend de sa nature, sa marque, sa référence… Pour les prestations, il convient de préciser les matériaux fournis et la main-d’œuvre.
Le décompte détaillé de chaque prestation et produit doit être fournis, de même que les majorations éventuelles de prix liées notamment à des frais de transport ou d’emballage.
En cas d’opérations soumises à des taux de TVA différents, le taux correspondant au produit ou à la prestation doit figurer sur chaque ligne.
Doit également paraître sur la facture, toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
Enfin, la facture doit mentionner la somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
La date à laquelle le règlement doit intervenir
En outre, la facture doit faire état des conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente. En cas d’absence d’escompte, il conviendra de le préciser également.
De la même manière, la facture doit mentionner le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (40 €). Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.
Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.
D’autres mentions particulières
Au-delà des mentions susvisées, la facture doit également comporter des mentions particulières dans certains cas.
A titre d’exemple :
- Si le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture est hors taxe. Elle doit alors mentionner «TVA non applicable, art. 293 B du CGI»
- Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare. Le sous-traitant portera le montant hors taxe et la mention «auto-liquidation » sur sa facture
- Les artisans, commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs doivent également citer l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat ou de la garantie
- Le cas échéant, la facture signale que l’entreprise est en état de liquidation
- Si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l'article L. 526-6 du Code de commerce, la facture doit préciser l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots : "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou des initiales : "EIRL".
Sanctions en cas de non-respect
En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise s’expose aux sanctions suivantes :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au quart de son montant
- une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 € d’amende.
Par ailleurs, toute entreprise émettant des factures de complaisance, des factures fictives ou omettant d’établir une facture, risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.
En cas de vente sans facture, l’amende peut être réduite à 5 % si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été régulièrement comptabilisée dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration
Obligation de facturation
La facture est obligatoire lors :
- de toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels (assujettis à la TVA ou non)
-
des ventes à distance, (ventes par correspondance impliquant un professionnel membre
de l’union européenne et un particulier membre d’un autre état de l’UE) -
des livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets
de collection ou d'antiquité.
S’agissant d’un professionnel exerçant une profession libérale, une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture, soumise aux mêmes règles que la facture.
Toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à25€TTC. Il s’agit notamment des travaux immobiliers, de certaines activités (restauration, coiffure, péage…). Les mentions obligatoires sont allégées. Une facture devra être établie si le particulier le demande.
À savoir : un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture ; il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueu
Conservation des factures
Les factures doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies, sur support papier ou sur support informatique. Toutefois, s’agissant de pièces justificatives comptables, la durée de conservation est poussée à 10 ans à partir de la clôture de l’exercice concerné.
Ce délai et ce mode de conservation s’appliquent aussi bien du côté de celui qui émet les factures (fournisseur), que du côté de celui qui les reçoit (client).
Lorsque les factures sont conçues informatiquement, mais transmises sous format papier, le fournisseur ou prestataire peut :
- soit imprimer les exemplaires papier et les conserver papier ;
- soit imprimer les exemplaires papier, les numériser sous format PDF et les sécuriser dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique (copie conforme à l'original en image et en contenu) ;
- soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF en garantissant leur reproduction à l’identique.
A noter que le fichier doit obligatoirement être horodaté afin de conserver la date des différentes opérations réalisées et être assorti d’un dispositif de sécurité fondé sur un certificat. Selon l’administration fiscale, ces opérations de numérisation et d’archivage doivent en outre faire l’objet d’une description écrite et doivent faire l’objet de contrôles internes.
Lorsque les entreprises transmettent ou reçoivent des factures par voie électronique, ces documents doivent être conservés sur support informatique dans leur format informatique original, pendant 3 ans et peuvent, au-delà, être conservés sur tout support au choix de l’entreprise (document papier ou électronique)
La facturation électronique : une nouvelle étape au 1er janvier 2019
À compter du 1er janvier 2019, la transmission des factures sous forme dématérialisées sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) fournisseurs du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissement publics, etc.).
L’obligation concernera, au 1er janvier 2020, les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Le portail Internet Chorus Pro permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de façon sécurisée vos factures à destination de vos clients du secteur public. Le cap symbolise de 20 millions de factures dématérialisées déposées sur Chorus Pro a été franchi cet été.
Vous comptez peut être, parmi vos clients, des collectivités locales ou des hôpitaux. Vous puvez d’ores et déjà utiliser la facturation électronique pour :
- un gain de temps dans l’envoi, le traitement et le suivi de vos factures ;
- des économies d’affranchissement et d’archivage papier ;
- le suivi en ligne sur Chorus Pro du traitement de vos factures.
Rendez-vous sur le site Internet Communauté Chorus Pro.
