Obligation caisse enregistreuse

Caisse enregistreuse

Toutes les entreprises qui ont pour objet le commerce de détail ouvert au public doivent tenir un livre de caisse, à présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle. Les artisans, commerçants, agriculteurs et conchyliculteurs, qu’ils soient itinérants ou sédentaires, sont visés par cette obligation.

Depuis plusieurs années, le législateur souhaite accentuer les dispositifs de lutte contre la fraude fiscale via les outils informatiques.

Si vous utilisez une ou plusieurs caisses enregistreuses, ou un système informatique de caisse (logiciel, tableur), l’entrée en vigueur des caisses dites « certifiées » au 1er janvier 2018 vous concerne.

Si vous n’êtes pas équipé d’une caisse, vous pouvez continuer à utiliser un support papier, type cahier ou agenda de caisse.

Cet article est l’occasion de faire le point sur vos obligations.

Caisses et balances certifiées

Un terminal informatique de ventes, ou un logiciel de caisse, peut avantageusement remplacer le livre de caisse. Outre le gain de temps, il permet d’éviter les erreurs.

Ce système doit permettre de justifier le détail des recettes (par taux de TVA), d’enregistrer les autres mouvements de caisses (remises en banques, prélèvements…), de déterminer le solde de caisse et d’éditer un journal de caisse.

A compter du 1er janvier 2018, ce système doit répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Pour justifier de la conformité de votre système, vous devrez disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur.

Sanction : Le fait de ne pas justifier de cette attestation ou de ce certificat est sanctionné par une amende de 7 500 € par système de caisse concerné. Les agents de l’administration fiscale pourront vérifier à tout moment (de 8 h à 20 h ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activités professionnelles), sans avis préalable, que le contribuable dispose des documents de certification de son logiciel ou système de caisse. A défaut, un délai de 30 jours sera accordé.

Comptabilisation de la caisse

Depuis le 1^er janvier 2014, en cas de vérification de comptabilité, un fichier des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisé, doit être communiqué à l’administration fiscale.

Ce fichier comprend l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise, c’est-à-dire toutes les écritures comptables hors écritures de centralisation.

En cas de non remise de ce fichier, ou de remise d’un fichier non conforme, le contribuable s’expose à une amende de 5 000 €, voire 10% des droits mis à sa charge lorsqu’une rectification de l’imposition est apportée.

Les normes imposées par le FEC nous obligent dorénavant à procéder à un enregistrement détaillé des opérations jour par jour. Il n’est donc plus possible d’enregistrer les opérations de caisse par une centralisation mensuelle du ticket Z de caisse ou par une remise directe en banque. Les mouvements issus de

la caisse doivent être enregistrés quotidiennement.

Ce traitement comptable va aboutir à une augmentation du temps passé sur votre dossier et donc à une revalorisation de notre prestation comptable. Mais des solutions existent pour limiter le surcoût engendré par ces nouvelles obligations.

Nos solutions :

• Certains modèles de caisse enregistreuse certifiée permettent le transfert automatique des mouvements de caisse en comptabilité. Compatibilité avec le logiciel comptable utilisé à vérifier auprès de votre revendeur.

• Des logiciels de caisse sécurisés permettent la saisie quotidienne des tickets Z de caisses certifiées, ainsi que des autres mouvements de caisse, permettant un transfert automatique en comptabilité.Saisie par vos soins sur une plateforme prochainement accessible sur le site du CGO.
• Saisie de votre livre de caisse papier par votre comptable-conseil. Présentation à respecter et coût de l’intervention à préciser.

Conclusion