Tenue de Caisse Obligatoire

Toutes les entreprises qui ont pour objet le commerce de détail doivent tenir un livre de caisse.

Rappels des principes :

Un livre de caisse doit retracer jour par jour toutes les opérations en espèces (entrées et sorties).

Dans la pratique, il est admis que le livre de caisse recense la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires…). Il enregistre alors les dépenses et retraits d’espèce, mais également les remises en banque (espèces, chèques, cartes…).

Le détail de toutes les ventes doit pouvoir être justifié, notamment la date de la vente, la désignation et le prix de vente des produits ou prestations, ainsi que la TVA applicable.

Il est impératif de conserver la justification de chaque opération imposable (brouillard de caisse, ticket Z ou bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, agenda de caisse, main courante) afin de prouver la réalité du montant global des recettes de la journée. C’est cette justification qui permettra de garantir le caractère probant de la comptabilité de l’entreprise. En effet, un rejet de comptabilité permet à l’administration de reconstituer le chiffre d’affaires et procéder à une taxation d’office.

Un contrôle quotidien entre le solde réel des espèces en caisse et le livre de caisse doit être fait en fin de journée, avec justification des écarts. En aucun cas le livre de caisse ne peut présenter un solde négatif.

Comment tenir un livre de caisse :

• Sur support papier : Le livre de caisse est un livre spécial aux pages numérotées (donc pas un cahier à spirale), sur lequel les opérations sont portées au stylo-bille, sans blanc ni rature.
• Sur support informatique : logiciel de caisse. Des logiciels de caisse sécurisés et certifiés, c’est-à-dire non falsifiables, permettent la saisie quotidienne des opérations.
• Au moyen d’une caisse enregistreuse : Il s’agit de caisse ou de balance disposant d’une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement. Outre le gain de temps, il permet d’éviter les erreurs. Ce système permet en effet de justifier le détail des recettes (par taux de TVA), d’enregistrer les autres mouvements de caisse (remises en banques, prélèvements…), de déterminer le solde de caisse et d’éditer un journal de caisse (ticket Z).

Sanctions :

En cas de non-respect des règles évoquées ci-dessus, l’administration fiscale a la possibilité de rejeter la comptabilité. Dans ce cas, elle peut rectifier d’office les bases d’imposition et les sanctions sont très lourdes.

En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, bandes enregistreuses, bordereaux de remises en banque ou tout autre document justificatif de recettes.

Toutefois, la valeur probante de la comptabilité ne résulte pas uniquement de l’existence des pièces justificatives, mais des possibilités de recoupement qu’elles permettent de faire.