La facture électronique

La facture électronique qu’est que c’est ?

Fruit d’une large concertation et s’inspirant de plusieurs partenaires européens, dont l’Italie, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que « les assujettis à la TVA en France, devront, à terme, émettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ».

Ils devront également « transmettre à l’administration fiscale des données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie ».

Qu’est-ce que la facture électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique. Elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises.

Le format PDF n’est pas une facture électronique.

Comment seront traiter les factures électroniques ?

Les entreprises devront choisir un prestataire, appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire, qui prendra en charge les factures, en émission, pour les acheminer jusqu’à ses clients en réception.

Les factures seront routées grâce à un annuaire centralisé. A la lecture des mentions présentes sur le document, il la dirigera vers le bon client.

Pour obtenir une valeur probante, les factures électroniques doivent être archivées selon les 3 principes. Elles doivent être authentifiées, intègres et intelligibles. Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original, c’est-à-dire celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.

Au moment de l’archivage, les documents sont donc scellés et horodatés pour être stockés dans un coffre-fort numérique qui garantit la traçabilité des factures, ainsi que leur pérennité.

Les avantages de la facture électronique

Pour l’Administration Fiscale, les objectifs de la réforme sont clairs :

• Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA
• Améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant les coûts de traitement des factures
• Améliorer la connaissance de la conjoncture par des remontées d’informations au fil de l’eau concernant l’activité des entreprises et cibler les aides
• Diminuer les coûts déclaratifs et faciliter les déclarations

Pour les entreprises, la facture électronique offre de véritables opportunités :

• Les factures seront générées et réceptionnées par les clients plus rapidement et permettra une réduction des coûts de facturation
• Le document bénéficiera d’un suivi, permettant de connaître son état d’avancement : accepté, refusé, en cours de paiement, etc.
• La traçabilité des données et la sécurisation des données.
• L’intégration de données comptables en temps réel, pour une meilleure gestion de l’entreprise

Les dates de mise en place

Le déploiement de la facture électronique se fera progressivement en tenant compte de la taille des entreprises :

• A compter du 1^er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et pour l’émission aux grandes entreprises
• A compter du 1^er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire
• A compter du 1^er janvier 2026, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

La réforme supprime définitivement les factures au format papier ou qui ne seraient pas réalisées par le biais d’un logiciel de facturation.

Comment adapter votre facturation actuelle à la facture électronique ?

Si vous réalisez vous-même vos factures de ventes au travers d’un facturier ou d’un logiciel de facturation, la première étape est de vous assurer que vous possédez en interne l’ensemble de vos données légales obligatoires.

Dans le cadre de l’e-invoicing, en entrée de dispositif, 24 mentions obligatoires doivent être transmises à l’administration, auxquelles se rajouteront 8 données en cible en 2026.

Pour rappel, depuis la mise en place de la loi contre la fraude à la TVA au 1er janvier 2018, l’émission de factures créées via un tableau ou un logiciel de traitement de texte est interdite.

Si vous n’êtes pas équipés d’un logiciel de facturation, et en fonction de la volumétrie de factures réalisées chaque année, nous pouvons vous préconiser une solution adaptée à vos besoins.

Si vous êtes équipées d’un logiciel de facturation, vous devrez vous assurer au cours de l’année 2023 que votre logiciel aura la capacité d’établir vos factures au bon format et de générer les données requises.

Comment le CGO va collecter et récupérer vos factures ?

Notre AGC a fait le choix de se tourner vers l’outil de dématérialisation, Ami Compta.

Grâce à son intelligence artificielle, il nous permet d’automatiser la saisie comptable et de pouvoir nous centrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Votre comptable a été ou va être formé à cette nouvelle solution au cours des prochains mois.

En attendant de pouvoir intégrer les flux de la facture électronique, tous vos documents comptables devront être dématérialisés pour permettre leur traitement dans Ami Compta.

Différents canaux de collecte sont disponibles pour récupérer vos factures, votre comptable échangera prochainement avec vous sur les canaux à privilégier en fonction de votre activité et en fonction du volume de documents à traiter au sein de votre entreprise.

5 canaux sont disponibles :

Une adresse mail dédiée

Ami Compta fournit une adresse e-mail paramétrée pour une récupération automatique des fichiers.

Votre comptable vous la communiquera pour que vous puissiez transmettre directement à l’outil les documents que vous recevez par mail de vos fournisseurs sans avoir à les imprimer.

Un scanner :

Directement connecté à internet, les documents scannés sont automatiquement intégrés dans le dossier Ami Compta.

Une application mobile :

Elle permet l’envoi de pièces sur l’application Ami Compta directement d’un smartphone ou d’une tablette via l’appareil photo ou le chargement de documents de la photothèque.

Elle peut être utile pour transférer vos tickets de repas, autoroute, carburant. Etc.

Un Collecteur Web : fournisseurs connectés

Il permet la collecte automatique des factures directement depuis les sites internet de certains fournisseurs.

Vous pouvez en demander la liste à votre comptable.

Interface client final

Il permet aux clients de l’AGC via une interface, de pouvoir déposer ses documents qui seront ensuite à disposition dans l’espace Ami Compta de votre comptable.

Dès le 1^er janvier 2024, l’outil sera connecté à la plateforme que vous aurez choisie pour en récupérer les données et les traiter comptablement.