Gérer vos embauches sans encombre.

A l'approche des fêtes de fin d'année, beaucoup d'entreprises, notamment ostréicoles, emploient des salariés en contrat à durée déterminée afin d'absorber le surcroît de travail auquel elles sont confrontées. Cette période de sur-activité ne doit pas faire oublier les obligations légales ainsi que les impératifs administratifs et organisationnels qui en découlent.

Parmi les tiers concernés par votre surcroît d'activité, se trouve le CGO, qui doit lui aussi faire face et assurer la bonne gestion des contrats payes et des déclarations résultantes que vous lui confiez.

Après quelques précisions d'importance sur les contrat à durée déterminée, nous vous présentons la marche à suivre afin de gérer vos embauches sans encombre. Nous mettons aussi à votre disposition, différents documents prédéfinis afin de vous faciliter le suivi de vos salariés (relevé des heures, déclarations …).

Faire appel aux services du CGO, spécialisés dans la gestion du social et ce en période de pointe qui de surcroît conditionne une part importante de vos chiffres d'affaires de l'année vous assure une efficacité certaine et allège votre charge de travail du moment.

N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d'informations, un devis ou toute autre information.

Rappels législation du travail :

Allègement "Travailleurs Occasionnels".

Les déclarations d'embauches doivent impérativement être envoyées à la MSA 48 heures ou 2 jours ouvrés avant l'embauche pour pouvoir bénéficier de l'allègement travailleur occasionnel.

Temps partiel, Dépassement d'horaire, Modification de contrat.

Nous profitons de l'occasion pour vous rappeler que, selon la réglementation,

• Un temps partiel ne peut effectuer que 10% de travail en plus de la durée prévue au contrat,
• Il n'est pas possible d'établir un avenant temporaire pour augmenter le temps de travail.

Contrat et Déclarations préalables à l'embauche (DPAE)

Ils seront à faire signer par les salariés le jour de leur arrivée dans l'entreprise.

Marche à suivre : Le traitement des payes de vos salariés par le CGO,

Afin d'assurer la gestion de vos salariés, il vous incombe de :

• Nous déclarer les heures de travail ainsi que le nombre exact de jours travaillés.
• Nous adresser en même temps que la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) pour la MSA les documents obligatoires listés ci-après, compte tenu de la situation de vos salariés.
• Respecter les délais nécessaires aux traitements de vos données.

La déclaration des heures de travail et des jours travaillés.

Afin de pouvoir respecter les délais imposés par la MSA en tenant compte de notre délai de traitement de vos données, nous vous demandons de nous faire parvenir par avance, les documents contenant les informations relatives à l'embauche de vos salariés.

• La déclaration préalable à l'embauche, (contrat de travail à réaliser par le CGO). Cette liste précise, pour chaque salarié, outre ses données nominatives, des informations concernant son futur contrat (date et heure d'embauche, coefficient, heures par semaine, date fin de contrat, numéro de sécurité sociale …).
• Une fiche d'enregistrement mensuel du temps de travail par salarié (Pour chaque jour du mois, le nombre d'heures ainsi que diverses informations pouvant influer sur la paye du mois). Cette fiche, définie suivant un format CGO, doit être renseignée précisément afin de transmettre en une fois les informations mensuelles relatives à chaque salarié.
• Un récapitulatif de l'enregistrement du temps de travail mensuel de tous les salariés, signé par les personnes mentionnées.
• La liste des salariés saisonniers MSA présents en décembre 2014.

Ces documents peuvent être téléchargés en fin de post, dans le paragraphe Zone de téléchargement, à condition que vous soyez identifié en tant que client ou partenaire du CGO.

Identifiez-vous ou demandez

• Votre identifiant auprès de votre comptable-conseil, votre gestionnaire de paye ou en contactant le CGO.
• Votre Mot de passe directement et immédiatement en utilisant ce lien : mot de passe oublié.

Les documents sont téléchargeables au format OpenOffice qui est une suite bureautique gratuite, concurrente de Microsoft office, et qui comprend entre autres, un traitement de texte, un tableur ...

Documents obligatoires avec la DPAE.

La liste des documents à nous transmettre en même temps que la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) pour la MSA, dépend des caractéristiques de vos salariés.

• Pour les personnes n’ayant pas de numéro MSA ou de numéro de Sécurité Sociale :
  • Une photocopie recto/verso de la carte nationale d’identité.

• Pour les étrangers non ressortissants de l'Union Européenne:
  • Une photocopie du titre de séjour précisant l’autorisation de travail sur le territoire français,
  • Une photocopie du passeport en cours de validité,
  • Un acte de naissance ou copie du livret de famille précisant la filiation.

Avec ces documents, il faudra vous mettre en relation avec la DIRECCTE de votre région qui pourra vous dire les démarches à effectuer selon la nationalité du salarié (voir coordonnées ci-après).

• Pour les étrangers ressortissants de l'Union Européenne:
  • Un acte de naissance ou une copie du livret de famille précisant la filiation.
  • faire une déclaration auprès de la DIRECCTE (coordonnées ci-après).

• Pour les mineurs de 16 ans (révolus à la date de l'embauche) jusqu'à 18 ans:
  • Une photocopie recto/verso de la carte nationale d’identité
  • Une copie du livret de famille
  • Une autorisation parentale.

Respect des délais

Compte tenu du volume très important des contrats en fin d'année, il convient que vous prévoyiez un délai de traitement suffisant.

Il en va de même en ce qui concerne la confection des paies et soldes de tout compte. Les contraintes réglementaires font que la rédaction et la vérification des documents avant envoi nécessitent un temps de traitement incompressible.

Afin de traiter efficacement vos demandes, nous mettons à votre disposition :

• l'adresse email spécifique aux contrats, préparatifs et bulletins de salaire à savoir, conchypaye@cgocean.com
• ainsi qu'un numéro de fax dédié à cette mission : 05.46.85.80.01

Cadeaux et avantages pour vos salariés

N'oubliez pas de nous signaler les dispositions que vous retenez en fin d'année pour vos salariés, si vous souhaitez leur faire bénéficier,

• de la prime transport 200 € (exonérée)
• de chèques cadeaux.

Ce point fera l'objet d'un complément d'informations dans un prochain post.

Adresses utiles

Service social paye conchyliculture :

conchypaye@cgocean.com

Coordonnées de la DIRECCTE :

Unité Territoriale de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi de Charente Maritime ( DIRECCTE)

Avenue de la Porte Dauphine

Centre Admninistratif Chasseloup Laubat

17021 LA ROCHELLE Cedex

Tél: 05.46.50.50.51

Fax: 05.46.41.66.46

email : dd-17.direction@directe.gouv.fr