Caisse certifiée obligatoire au 1er janvier 2018

A compter du 1er janvier 2018, les commerçants, agriculteurs, conchyliculteurs et autres assujettis TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse, auront l’obligation d’utiliser un équipement certifié.

Celui-ci devra répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Cette obligation entre dans le cadre des nombreux dispositifs de lutte contre la fraude fiscale.

Comment vérifier si ma caisse/balance enregistreuse est conforme ?

Pour justifier de la conformité de votre système, vous devrez disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur.

Les agents de l’administration fiscale pourront vérifier sur place, à tout moment (de 8 h à 20 h ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activités professionnelles), et sans avis préalable, que le contribuable dispose des documents de certification de son logiciel ou système de caisse. A défaut, un délai de 30 jours sera accordé pour y remédier.

Sanction : Le fait de ne pas justifier de cette attestation ou de ce certificat est sanctionné par une amende de 7 500 € par système de caisse concerné.

Remarque : les assujettis TVA bénéficiant de la franchise en base de TVA, les agriculteurs soumis au remboursement forfaitaire de TVA et ceux effectuant exclusivement des opérations ou des prestations exonérées de TVA seraient dispensés de cette obligation (projet de loi de finances pour 2018).

Ce que vous devez faire :

Si vous êtes équipés d’une caisse/balance qui enregistre les règlements, récupérez rapidement le certificat ou l’attestation avant le 1er janvier 2018.

Si votre système n’est pas aux normes en vigueur à compter du 1er janvier 2018, vous devez vous rééquiper sans tarder.

Suis-je obligé d’utiliser une caisse/balance enregistreuse ?

Non. Si vous n’êtes pas équipé, vous n’avez pas d’obligation à le faire, c’est à vous de choisir.

Toutefois, vous devez de tenir un livre de caisse, retraçant jour par jour les opérations de la journée. Le détail de toutes les ventes doit pouvoir être justifié (date de la vente, désignation et prix de vente des produits ou prestations, TVA applicable…). Afin de prouver la réalité du montant global des recettes de la journée, il est impératif de conserver la justification de chaque opération imposable (brouillard ou agenda de caisse, main courante, ticket Z ou bande d’une petite caisse). C’est cette justification qui permettra de garantir le caractère probant de la comptabilité de votre entreprise. A défaut, un rejet de comptabilité permet à l’administration de reconstituer le chiffre d’affaires et procéder à une taxation d’office.

Le livre de caisse est un livre spécial aux pages numérotées (donc pas un cahier à spirale), sur lequel les opérations sont portées au stylo-bille, sans blanc ni rature.

Puis-je continuer à tenir ma caisse en utilisant un tableur excel ?

Un livre de caisse tenu sur tableur excel ou sur un logiciel, dont les données peuvent être modifiées après enregistrement, ne répond pas aux nouvelles normes.

Combien de temps pour me mettre aux normes ?

A l’heure où nous écrivons, les débats autour du projet de loi de finances n’ont pas abouti à un report d’entrée en vigueur de cette obligation, bien au contraire.

Il ne vous reste plus que quelques semaines pour vous y préparer.

Obligations de caisse et de comptabilité

Depuis le 1^er janvier 2014, en cas de vérification de comptabilité, un fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale sous forme dématérialisée. Les normes FEC imposent un enregistrement détaillé des opérations jour par jour. Une saisie de la centralisation mensuelle de la caisse, ou par remise directe en banque, n’est plus possible.

Comment répondre à toutes ces contraintes ?

• Certains modèles sophistiqués de caisses enregistreuses certifiées permettent le transfert automatique des opérations de caisse en comptabilité (FEC caisse). Renseignez-vous auprès de votre fournisseur.
• Des logiciels de caisse sécurisés permettent la saisie quotidienne des tickets Z de caisses certifiées simples (moins chères) ou d’un brouillard de caisse manuel. Ils permettent le transfert automatique des opérations de caisse en comptabilité. Une telle plateforme sera prochainement accessible sur le site du CGO. Pour une caisse certifiée simple, renseignez-vous auprès de votre fournisseur.
• Si vous réalisez peu de ventes au détail, un livre de caisse papier peut suffire. Il devra retracer les opérations jour par jour, justifiées par un détail des ventes sur un brouillard de caisse par exemple. Chaque opération devra être saisie en comptabilité.